Millele kulub korraldaja aeg?

Eelmisel laupäeval toimus 5. Janeki maraton, millest kujunes ootamatult äge üritus. Järve metsas toimuvale jooksule pani end lõpuks kirja enam kui 200 osavõtjat ning kevadpäike rõõmustas nii jooksjaid kui korraldajaid.

Ent üritus ise on klišeed kasutades otsekui jäämäe veepealne tipp, sellele eelneb ja järgneb nii palju erinevaid tegevusi, et näiteks allakirjutanu suutis esimest korda peale laupäeva vähemalt kella kuueni magada alles viiendal ööl peale üritust. Eelmistel öödel ärkasi ikka nii viie paiku, sest vedru oli lihtsalt nii püsti.

Ürituse korraldamise ajamahukus sunnib ka otsa vaatama sellele, millele aeg kulub, mida on võimalik efektiivsemaks muuta, mida on võimalik kergemini teha. Protsessi juhtimine algab selle kirja panemisest, tegin seda ka mina, iseenda jaoks. Seetõttu on paljud alltoodud tegevused Janeki maratoni kesksed ja lähtuvad ürituse kontseptsioonist, selle loost ja taustast.

Näiteks tänavu otsustasime keskenduda jätkusuutlikkusele, sest kuigi ühe rahvajooksu keskkonnaalane jalajälg on tilluke, on küsimus põhimõttes. Otsustasime seetõttu loobuda kõikidest väikepakenditest. Loomulikult, nii mugav oleks peale jooksu anda osavõtjale pooleliitrine veepudel ning väike energiabatoon, kuid otsustasime seda vältida. Pole pakendit, pole prügi. Vee ja spordijookide pakkumiseks kasutasime omi taaskasutustopse. Kaalusime, kas kasutada renditopse, kuid soovisime, et topsid oleks piisavalt väikesed, näeks normaalsed välja ning, et oleks selgelt eristatav, kas on veetops või spordijoogi tops. See tähendas oma topside kujundamist ja valmistamist.

Väikepakendis energiabatoonide asendamine nii hõlpsasti enam ei läinud. Otsustasime kõikidele lõpetajatele pakkuda kohapeal valmistet tervisilikku smuutit, mis oleks taimne ning ei sisaldaks grammigi lisatud suhkrut. 15 minutit peale ürituse algust hakkas blender streikima. Mistõttu 5 km lõpetajatele pidime kohapeal kiiresti alternatiivi välja mõtlema. Jagasime siis poolikuid banaane, mis loodetavasti olid piisavad energiakao korvamiseks. Õnneks saime blenderi uuesti tööle, kui lõpetama hakkasid poolmaratoni ja maratoni jooksjad ning mustsõstra ja maasikasmuutid tekkisidki laua peale. Lõppkokkuvõttes, smuutid toimisid hästi, sest andsid kiiresti vajalikku energiat.

Janeki maratoni loomulik komponent on pikemate distantside lõpetajatel pakutav söök. Varem oleme pakkunud singi-juustu quiche’i. Kuna jätkusuutlik menüü eeldab taimetoitu, siis otsustas peakorraldaja sel korral pakkuda Dal Makhanit, mille retsept pärineb Stina Zolotari raamatust „Taimne toidulaud.“ Pealtnäha lihtne otsus tähendas seda, et soolase ja sooja toidu valmistamiseks oli vaja hankida 16 erinevat komponenti . . . Kokkamisele läkski neli tundi võistluseelsel päeval, lisaks veel muidugi toidu soendamine võistlushommikul. Ent tulime selle asjaga toime, jooksjad said söönuks, kõik oli taimne ja maitsev, jätkusuutlik loomulikult ka.

Jätkusuutlikkuse eesmärgil otsustasime vanadest jooksusärkidest teha rinnanumbrid (ja ka stardiplagu). Selgus, et ühest särgist saab koguni 16-17 numbrit, kuid selgus ka, et 180 rinnanumbri välja lõikamine ei ole lihtne. Päris mitu päeva läks. Lisaks, tekstiilist numbritele tuli ka numbrid kleepida, millele kulus veel omajagu aega. Oleks kordades kergem olnud rinnanumbrid tellida või printerist välja lasta, kuid tahtsime, et nii palju kui võimalik oleks korduvkasutatav, särkide materjal ju juba olemas. See töö pole loomulikult veel lõppenud, kuna novembrikuisel Halloween Runil läheb vaja ligikaudu 250 numbrit.

Prügi sorteerimine. Tallinna linna nõue on, et üritustel oleks prügi sorteeritud (biolagunev, segaolme, pakend) ning hiljem ka aruanne prügi kohta esitatud, jäätmeliikide kaupa. Märtsikuisel Love Runil tellisime selleks kolm suurt prügikasti, mille põhja kogunes ürituse lõpuks üks kilo prügi. Otsustasime seetõttu prügikastid ise poest osta, neile vastavad piktogrammid peale kleepida ja lahendada asi talupojamõistust kasutades – hangime spetsiaalselt väiksed prügikastid, ega me pole miski prügitootja. Ei noh, ideena hea, kuid tegelikkuses tähendas see mitmeid tegevusi lisaks. Õnneks nüüd on see asi tehtud ja teinekord lihtsam.

Jätkusuutlikkusest lähtuvalt otsustasime loobuda ka paberitest ja trükistest, ei tootnud mitte kui midagi, trükkisime ainult osavõtjate nimekirja välja ja kõik. Kõik suunaviidad olid seetõttu varem kasutusel olnud, kilomeetripostid samuti. Muidugi, kusagilt läheb siin ka piir, sest jooksjate rajal liikumine peab jooksjale olema selge ja viidad on hädavajalikud.

Mõni päev peale Janeki maratoni hakkasin kõiki tegevusi kirja panema ning koheselt tulid head ideed, kuidas aega oleks võimalik kokku hoida. Muidugi, koheselt tulid ka head ideed, mida järgmistel üritustel lisaks teha. Ehk kuigi ma tahaks, siis see tegevuste nimekiri suurt ei muutu. Ajakulu, tundides tegevuse kohta, on lisatud takka järgi, ilmselt on ajakulu seetõttu alahinnatud ning mitmed tegevused jäid lihtsalt kahe silma vahele.

Tegevusi tuli 122. Nimekirja koostama hakates arvasin, et tuleb 50. Tuli hoopis enam kui kaks korda rohkem. Panin kirja ka ajakulu, tundides. Janeki maratoni korraldamisele kulus enamvähem 316 tundi. Võistluseelse päeva tegevusi tuli 12,5 tunni jagu. Ehk hakkad kell 7 peale ja kell 19.30 lõpetad.

Koostasin tegevuste nimekirja selleks, et teinekord kergem oleks. Kuid mõtlesin, et äkki tahavad ka jooksjad näha, millele korraldaja aeg kulub. Või äkki mõtleb keegi mõne ürituse korraldada ja otsib spikrit.

Loomulikult, need tegevused on Janeki maratoni spetsiifilised, lähtuvad selle ürituse kontseptsioonist ja iseloomust.

Lõpetuseks peaks muidugi mainime, et 6. Janeki maraton toimub 26.04.2025 ja kõige soodsamad osavõtumaksud kehtivad veel kuni selle nädala lõpuni, 5. maini. Registreerida saad Marathon100 keskkonnas siin: https://marathon100.com/my

	Tegevus	ajakulu	millal
1	Määra ürituse toimumise aeg, esialgne distantside valik ja ajakava	1	-365
2	Koosta juhend, osavõtumaksud, hinnavoorud	1	-365
3	Laadi võistluse andmed M100 kalendrisse	1	-365
4	Osavõtumaksud M100 registreerimiskeskkonda, ava registreerimine	1	-365
5	Vaata üle tagasiside ankeet	1	-365
6	Saada tänukiri osavõtjatele, küsi tagasisidet, teata registreerimise avamisest	1	-365
7	Ajavõtuteenuse osutajaga kuupäeva kokku leppimine	1	-364
8	Palju kulus vett, topse, smuutit, jms	1	-364
9	Eelarve ja kulude analüüs	2	-358
10	Tagasiside analüüs, järeldused	3	-358
11	Tagasiside kokkuvõte M100 veebis	2	-358
12	Loo FB event	1	-355
13	Ürituse kontseptsioon, suuremad muutused	2	-355
14	Söögivaliku määratlemine	2	-180
15	Eelarve koostamine ja kontroll	10	-180
16	Kaardista medalivõimalusi	4	-180
17	Medali idee, mõõdud, tehnoloogia valik, kogus	2	-180
18	Medali kujundus	10	-180
19	Medalite tellimine	2	-150
20	Esialgne stardikoht	1	-180
21	Esialgsed raja variandid	2	-180
22	Esialgne raja mõõtmine	4	-180
23	Lõplik stardikoht	1	-150
24	Mõõda rada uuesti üle	1	-150
25	Lõplik distantsivalik ja ajakava	1	-150
26	Koosta üritust tutvustav artikkel veebilehele	2	-150
27	Täpsusta prügi liigiti kogumise nõudeid	2	-120
28	Uuri topsirendi hindu ja tingimusi	2	-120
29	Uuri võimalike topsitootjate hindu ja tingimusi	4	-120
30	Otsusta kas kasutada renditopse või tellida oma topsid	1	-120
31	Vali välja topside tootja, vali välja topsid, otsusta kogused	4	-120
32	Topside kujundus	4	-120
33	Telli topsid	2	-120
34	Kaardista karikate tootjad ja nende hinnatase	4	-120
35	Vali välja karikate tootja, tehnoloogia, mõõdud, värvid, kogused	2	-120
36	Karikate kujundamine	2	-120
37	Karikate tellimine ja tarne	1	-120
38	Avaliku ürituse loa taotluse koostamine	2	-90
39	Kultuurkapitali eelarve ja taotluse koostamine	2	-90
40	Medali foto	3	-60
41	Reklaamvideo tegemine	4	-60
42	M100 reklaami tegemine	2	-60
43	Artiklisse reklaami tegemine	2	-60
44	FB reklaami teksti koostamine, reklaami eelarve	2	-60
45	Karikakleepsude tellimine	2	-60
46	Numbrikleepsude tarnija leidmine, numbrikleepsude tellimine	2	-60
47	Rinnanumbrite lõikamine vanadest jooksusärkidest	24	-60
48	Numbrite kleepimine rinnanumbritele	12	-30
49	Milliseid täiendavaid viitasid, kaunistusi, infomaterjale on vaja?	4	-30
50	Infomaterjali kujundamine ja tellimine	4	-30
51	Kleepsude kujundamine	2	-30
52	Kleepsude tellimine	1	-30
53	Diplomi kujundamine	1	-30
54	Stardikeskussse kaunistuste valmistamine	4	-30
55	Leia akukõlarite pakkuja	2	-30
56	Hangi prügi liigiti kogumiseks vajalikud prügikastid	4	-30
57	Markeeri raja kilomeetri kohad, tagasipöörded	2	-30
58	Telli medalikleepsud, too need ära	1	-30
59	Millised alternatiivid on prügikastide markeerimiseks	2	-30
60	Otsusta stardikeskusse tellitava inventari valik ja kogus	2	-45
61	WC-de kogus, tellimine	2	-45
62	Testi erinevaid smuutiversioone, koosta esialgne retsept ja eelarve	4	-30
63	Vabatahtlike leidmine	4	-30
64	Fotograafi tellimine ja briifimine	1	-30
65	Rääkija tellimine	1	-30
66	Turvateenuse tellimine	1	-30
67	Auhindade ostamine	2	-14
68	Auhinnakottide ostmine	1	-14
69	Haaknõelad rinnanumbritele kinnitada	2	-14
70	Kontrolli stardikeskuse lahendust kohapeal	1	-14
71	Stardikeskuse lõplik skeem paika panna	2	-14
72	Täiendav inventari tellimus tarnijale	2	-14
73	Smuuti, toidu, joogi, teeninduspunkti jaoks vajalike toodete kogused	2	-10
74	Leia prügi liigiti kogumiseks vajalikud piktogrammid, trüki välja kleebised	2	-7
75	Telli termosed ja supimarmiidid	0,5	-7
76	Joogitopside pesu	3	-7
77	Veekanistrite pesu	2	-7
78	Raja märgistamiseks vajaliku kraami hankimine (kaabliköied, teip, postid, värv)	1	-7
79	Osta smuuti ja toidu valmistamiseks vajalik tooraine	2	-6
80	Osta vabatahtlike toit	1	-5
81	Muusika esitamise loa hankimine	0,5	-5
82	Koosta võistluseelse info kiri osavõtjatele	2	-5
83	Lisa võistluseelne info veebilehele	1	-5
84	Jutupunktide paika panemine	1	-5
85	Märgista rada	4	-5
86	Muu varustuse hankimine (paberrätikud, prügikotid, pakihoiukleepsud)	0,5	-5
87	Osavõtjate meiliaadresside väljavõtmine, infomeili saatmine	1	-5
88	Osta joogipunkti rosinad, kartulikõpsud, kommid, koola	1	-5
89	Vabatahtlike riietus otsustada ja tellida	1	-4
90	Joogipunkti nõude pesu, komplekteerimine	1	-4
91	Valmista kleepsud smuuti, toidu koostisega, topside ja numbrite tagastamiseks	1	-4
92	Vabatahtlike rollide jaotus lõplikult paika	1	-4
93	Vabatahtlikega üle suhtlemine - ikka tulete? Kuhu? Mis kellaks?	1	-4
94	Vabatahtlike instrueerimine	1	-4
95	Medalite pakkimine	2	-4
96	Koosta muusika playlist, kontrolli ajalist vastavust ajakavale	4	-3
97	Ajavõtufirmale juhendi koostamine	1	-3
98	Ajavõtufirmale osavõtjate nimekirja koostamine	1	-3
99	Ajavõtufirmale täiendatud osavõtjate nimekirja koostamine	1	-1
100	Kaubiku hankimine	1	-1
101	Kaubiku laadimine	1	-1
102	Kleepsud pakihoidu	0,5	-1
103	Osta kiiresti riknevad toiduained (jogurt, banaan)	1	-1
104	Stardikeskuse kaunistuste hankimine	2	-1
105	Too ära kõlarid	1	-1
106	Too ära termosed ja supimarmiidid	1	-1
107	Valmista maratoni ja poolmaratoni toit	4	-1
108	Suhtlemine osalejatega, kes tahavad osavõttu edasi lükata, asendada, muuta, täiendada	10	Võistlusnädal
109	Inventari transport starti, inventari maha laadimine	1	0
110	Rajamärgistuse kontroll	0,5	0
111	Spordijoogi valmistamine, nõude täitmine	0,5	0
112	Stardiplagu valmistamine	0,5	0
113	Toidu soojendamine võistlushommikul	1	0
114	Veekanistrite täitmine	0,5	0
115	Kultuurkapitali aruande koostamine	1	21
116	Joogitopside pesu	10	1
117	Toetajatelt auhindade hankimine	1	2
118	Tulemuste lisamine M100 veebi	1	0
119	Uudise koostamine	1	0
120	Osavõtjate nimekirja uuendamine, maksete kontroll	10	Pidev
121	Osalejate küsimustele vastamine	10	Pidev
122	Registreerimiste jälgimine, eelarve ja otsused	20	Pidev
	KOKKU	316