Millele kulub korraldaja aeg?
Eelmisel laupäeval toimus 5. Janeki maraton, millest kujunes ootamatult äge üritus. Järve metsas toimuvale jooksule pani end lõpuks kirja enam kui 200 osavõtjat ning kevadpäike rõõmustas nii jooksjaid kui korraldajaid.
Ent üritus ise on klišeed kasutades otsekui jäämäe veepealne tipp, sellele eelneb ja järgneb nii palju erinevaid tegevusi, et näiteks allakirjutanu suutis esimest korda peale laupäeva vähemalt kella kuueni magada alles viiendal ööl peale üritust. Eelmistel öödel ärkasi ikka nii viie paiku, sest vedru oli lihtsalt nii püsti.
Ürituse korraldamise ajamahukus sunnib ka otsa vaatama sellele, millele aeg kulub, mida on võimalik efektiivsemaks muuta, mida on võimalik kergemini teha. Protsessi juhtimine algab selle kirja panemisest, tegin seda ka mina, iseenda jaoks. Seetõttu on paljud alltoodud tegevused Janeki maratoni kesksed ja lähtuvad ürituse kontseptsioonist, selle loost ja taustast.
Näiteks tänavu otsustasime keskenduda jätkusuutlikkusele, sest kuigi ühe rahvajooksu keskkonnaalane jalajälg on tilluke, on küsimus põhimõttes. Otsustasime seetõttu loobuda kõikidest väikepakenditest. Loomulikult, nii mugav oleks peale jooksu anda osavõtjale pooleliitrine veepudel ning väike energiabatoon, kuid otsustasime seda vältida. Pole pakendit, pole prügi. Vee ja spordijookide pakkumiseks kasutasime omi taaskasutustopse. Kaalusime, kas kasutada renditopse, kuid soovisime, et topsid oleks piisavalt väikesed, näeks normaalsed välja ning, et oleks selgelt eristatav, kas on veetops või spordijoogi tops. See tähendas oma topside kujundamist ja valmistamist.
Väikepakendis energiabatoonide asendamine nii hõlpsasti enam ei läinud. Otsustasime kõikidele lõpetajatele pakkuda kohapeal valmistet tervisilikku smuutit, mis oleks taimne ning ei sisaldaks grammigi lisatud suhkrut. 15 minutit peale ürituse algust hakkas blender streikima. Mistõttu 5 km lõpetajatele pidime kohapeal kiiresti alternatiivi välja mõtlema. Jagasime siis poolikuid banaane, mis loodetavasti olid piisavad energiakao korvamiseks. Õnneks saime blenderi uuesti tööle, kui lõpetama hakkasid poolmaratoni ja maratoni jooksjad ning mustsõstra ja maasikasmuutid tekkisidki laua peale. Lõppkokkuvõttes, smuutid toimisid hästi, sest andsid kiiresti vajalikku energiat.
Janeki maratoni loomulik komponent on pikemate distantside lõpetajatel pakutav söök. Varem oleme pakkunud singi-juustu quiche’i. Kuna jätkusuutlik menüü eeldab taimetoitu, siis otsustas peakorraldaja sel korral pakkuda Dal Makhanit, mille retsept pärineb Stina Zolotari raamatust „Taimne toidulaud.“ Pealtnäha lihtne otsus tähendas seda, et soolase ja sooja toidu valmistamiseks oli vaja hankida 16 erinevat komponenti . . . Kokkamisele läkski neli tundi võistluseelsel päeval, lisaks veel muidugi toidu soendamine võistlushommikul. Ent tulime selle asjaga toime, jooksjad said söönuks, kõik oli taimne ja maitsev, jätkusuutlik loomulikult ka.
Jätkusuutlikkuse eesmärgil otsustasime vanadest jooksusärkidest teha rinnanumbrid (ja ka stardiplagu). Selgus, et ühest särgist saab koguni 16-17 numbrit, kuid selgus ka, et 180 rinnanumbri välja lõikamine ei ole lihtne. Päris mitu päeva läks. Lisaks, tekstiilist numbritele tuli ka numbrid kleepida, millele kulus veel omajagu aega. Oleks kordades kergem olnud rinnanumbrid tellida või printerist välja lasta, kuid tahtsime, et nii palju kui võimalik oleks korduvkasutatav, särkide materjal ju juba olemas. See töö pole loomulikult veel lõppenud, kuna novembrikuisel Halloween Runil läheb vaja ligikaudu 250 numbrit.
Prügi sorteerimine. Tallinna linna nõue on, et üritustel oleks prügi sorteeritud (biolagunev, segaolme, pakend) ning hiljem ka aruanne prügi kohta esitatud, jäätmeliikide kaupa. Märtsikuisel Love Runil tellisime selleks kolm suurt prügikasti, mille põhja kogunes ürituse lõpuks üks kilo prügi. Otsustasime seetõttu prügikastid ise poest osta, neile vastavad piktogrammid peale kleepida ja lahendada asi talupojamõistust kasutades – hangime spetsiaalselt väiksed prügikastid, ega me pole miski prügitootja. Ei noh, ideena hea, kuid tegelikkuses tähendas see mitmeid tegevusi lisaks. Õnneks nüüd on see asi tehtud ja teinekord lihtsam.
Jätkusuutlikkusest lähtuvalt otsustasime loobuda ka paberitest ja trükistest, ei tootnud mitte kui midagi, trükkisime ainult osavõtjate nimekirja välja ja kõik. Kõik suunaviidad olid seetõttu varem kasutusel olnud, kilomeetripostid samuti. Muidugi, kusagilt läheb siin ka piir, sest jooksjate rajal liikumine peab jooksjale olema selge ja viidad on hädavajalikud.
Mõni päev peale Janeki maratoni hakkasin kõiki tegevusi kirja panema ning koheselt tulid head ideed, kuidas aega oleks võimalik kokku hoida. Muidugi, koheselt tulid ka head ideed, mida järgmistel üritustel lisaks teha. Ehk kuigi ma tahaks, siis see tegevuste nimekiri suurt ei muutu. Ajakulu, tundides tegevuse kohta, on lisatud takka järgi, ilmselt on ajakulu seetõttu alahinnatud ning mitmed tegevused jäid lihtsalt kahe silma vahele.
Tegevusi tuli 122. Nimekirja koostama hakates arvasin, et tuleb 50. Tuli hoopis enam kui kaks korda rohkem. Panin kirja ka ajakulu, tundides. Janeki maratoni korraldamisele kulus enamvähem 316 tundi. Võistluseelse päeva tegevusi tuli 12,5 tunni jagu. Ehk hakkad kell 7 peale ja kell 19.30 lõpetad.
Koostasin tegevuste nimekirja selleks, et teinekord kergem oleks. Kuid mõtlesin, et äkki tahavad ka jooksjad näha, millele korraldaja aeg kulub. Või äkki mõtleb keegi mõne ürituse korraldada ja otsib spikrit.
Loomulikult, need tegevused on Janeki maratoni spetsiifilised, lähtuvad selle ürituse kontseptsioonist ja iseloomust.
Lõpetuseks peaks muidugi mainime, et 6. Janeki maraton toimub 26.04.2025 ja kõige soodsamad osavõtumaksud kehtivad veel kuni selle nädala lõpuni, 5. maini. Registreerida saad Marathon100 keskkonnas siin: https://marathon100.com/my
| Tegevus | ajakulu | millal | |
| 1 | Määra ürituse toimumise aeg, esialgne distantside valik ja ajakava | 1 | -365 |
| 2 | Koosta juhend, osavõtumaksud, hinnavoorud | 1 | -365 |
| 3 | Laadi võistluse andmed M100 kalendrisse | 1 | -365 |
| 4 | Osavõtumaksud M100 registreerimiskeskkonda, ava registreerimine | 1 | -365 |
| 5 | Vaata üle tagasiside ankeet | 1 | -365 |
| 6 | Saada tänukiri osavõtjatele, küsi tagasisidet, teata registreerimise avamisest | 1 | -365 |
| 7 | Ajavõtuteenuse osutajaga kuupäeva kokku leppimine | 1 | -364 |
| 8 | Palju kulus vett, topse, smuutit, jms | 1 | -364 |
| 9 | Eelarve ja kulude analüüs | 2 | -358 |
| 10 | Tagasiside analüüs, järeldused | 3 | -358 |
| 11 | Tagasiside kokkuvõte M100 veebis | 2 | -358 |
| 12 | Loo FB event | 1 | -355 |
| 13 | Ürituse kontseptsioon, suuremad muutused | 2 | -355 |
| 14 | Söögivaliku määratlemine | 2 | -180 |
| 15 | Eelarve koostamine ja kontroll | 10 | -180 |
| 16 | Kaardista medalivõimalusi | 4 | -180 |
| 17 | Medali idee, mõõdud, tehnoloogia valik, kogus | 2 | -180 |
| 18 | Medali kujundus | 10 | -180 |
| 19 | Medalite tellimine | 2 | -150 |
| 20 | Esialgne stardikoht | 1 | -180 |
| 21 | Esialgsed raja variandid | 2 | -180 |
| 22 | Esialgne raja mõõtmine | 4 | -180 |
| 23 | Lõplik stardikoht | 1 | -150 |
| 24 | Mõõda rada uuesti üle | 1 | -150 |
| 25 | Lõplik distantsivalik ja ajakava | 1 | -150 |
| 26 | Koosta üritust tutvustav artikkel veebilehele | 2 | -150 |
| 27 | Täpsusta prügi liigiti kogumise nõudeid | 2 | -120 |
| 28 | Uuri topsirendi hindu ja tingimusi | 2 | -120 |
| 29 | Uuri võimalike topsitootjate hindu ja tingimusi | 4 | -120 |
| 30 | Otsusta kas kasutada renditopse või tellida oma topsid | 1 | -120 |
| 31 | Vali välja topside tootja, vali välja topsid, otsusta kogused | 4 | -120 |
| 32 | Topside kujundus | 4 | -120 |
| 33 | Telli topsid | 2 | -120 |
| 34 | Kaardista karikate tootjad ja nende hinnatase | 4 | -120 |
| 35 | Vali välja karikate tootja, tehnoloogia, mõõdud, värvid, kogused | 2 | -120 |
| 36 | Karikate kujundamine | 2 | -120 |
| 37 | Karikate tellimine ja tarne | 1 | -120 |
| 38 | Avaliku ürituse loa taotluse koostamine | 2 | -90 |
| 39 | Kultuurkapitali eelarve ja taotluse koostamine | 2 | -90 |
| 40 | Medali foto | 3 | -60 |
| 41 | Reklaamvideo tegemine | 4 | -60 |
| 42 | M100 reklaami tegemine | 2 | -60 |
| 43 | Artiklisse reklaami tegemine | 2 | -60 |
| 44 | FB reklaami teksti koostamine, reklaami eelarve | 2 | -60 |
| 45 | Karikakleepsude tellimine | 2 | -60 |
| 46 | Numbrikleepsude tarnija leidmine, numbrikleepsude tellimine | 2 | -60 |
| 47 | Rinnanumbrite lõikamine vanadest jooksusärkidest | 24 | -60 |
| 48 | Numbrite kleepimine rinnanumbritele | 12 | -30 |
| 49 | Milliseid täiendavaid viitasid, kaunistusi, infomaterjale on vaja? | 4 | -30 |
| 50 | Infomaterjali kujundamine ja tellimine | 4 | -30 |
| 51 | Kleepsude kujundamine | 2 | -30 |
| 52 | Kleepsude tellimine | 1 | -30 |
| 53 | Diplomi kujundamine | 1 | -30 |
| 54 | Stardikeskussse kaunistuste valmistamine | 4 | -30 |
| 55 | Leia akukõlarite pakkuja | 2 | -30 |
| 56 | Hangi prügi liigiti kogumiseks vajalikud prügikastid | 4 | -30 |
| 57 | Markeeri raja kilomeetri kohad, tagasipöörded | 2 | -30 |
| 58 | Telli medalikleepsud, too need ära | 1 | -30 |
| 59 | Millised alternatiivid on prügikastide markeerimiseks | 2 | -30 |
| 60 | Otsusta stardikeskusse tellitava inventari valik ja kogus | 2 | -45 |
| 61 | WC-de kogus, tellimine | 2 | -45 |
| 62 | Testi erinevaid smuutiversioone, koosta esialgne retsept ja eelarve | 4 | -30 |
| 63 | Vabatahtlike leidmine | 4 | -30 |
| 64 | Fotograafi tellimine ja briifimine | 1 | -30 |
| 65 | Rääkija tellimine | 1 | -30 |
| 66 | Turvateenuse tellimine | 1 | -30 |
| 67 | Auhindade ostamine | 2 | -14 |
| 68 | Auhinnakottide ostmine | 1 | -14 |
| 69 | Haaknõelad rinnanumbritele kinnitada | 2 | -14 |
| 70 | Kontrolli stardikeskuse lahendust kohapeal | 1 | -14 |
| 71 | Stardikeskuse lõplik skeem paika panna | 2 | -14 |
| 72 | Täiendav inventari tellimus tarnijale | 2 | -14 |
| 73 | Smuuti, toidu, joogi, teeninduspunkti jaoks vajalike toodete kogused | 2 | -10 |
| 74 | Leia prügi liigiti kogumiseks vajalikud piktogrammid, trüki välja kleebised | 2 | -7 |
| 75 | Telli termosed ja supimarmiidid | 0,5 | -7 |
| 76 | Joogitopside pesu | 3 | -7 |
| 77 | Veekanistrite pesu | 2 | -7 |
| 78 | Raja märgistamiseks vajaliku kraami hankimine (kaabliköied, teip, postid, värv) | 1 | -7 |
| 79 | Osta smuuti ja toidu valmistamiseks vajalik tooraine | 2 | -6 |
| 80 | Osta vabatahtlike toit | 1 | -5 |
| 81 | Muusika esitamise loa hankimine | 0,5 | -5 |
| 82 | Koosta võistluseelse info kiri osavõtjatele | 2 | -5 |
| 83 | Lisa võistluseelne info veebilehele | 1 | -5 |
| 84 | Jutupunktide paika panemine | 1 | -5 |
| 85 | Märgista rada | 4 | -5 |
| 86 | Muu varustuse hankimine (paberrätikud, prügikotid, pakihoiukleepsud) | 0,5 | -5 |
| 87 | Osavõtjate meiliaadresside väljavõtmine, infomeili saatmine | 1 | -5 |
| 88 | Osta joogipunkti rosinad, kartulikõpsud, kommid, koola | 1 | -5 |
| 89 | Vabatahtlike riietus otsustada ja tellida | 1 | -4 |
| 90 | Joogipunkti nõude pesu, komplekteerimine | 1 | -4 |
| 91 | Valmista kleepsud smuuti, toidu koostisega, topside ja numbrite tagastamiseks | 1 | -4 |
| 92 | Vabatahtlike rollide jaotus lõplikult paika | 1 | -4 |
| 93 | Vabatahtlikega üle suhtlemine - ikka tulete? Kuhu? Mis kellaks? | 1 | -4 |
| 94 | Vabatahtlike instrueerimine | 1 | -4 |
| 95 | Medalite pakkimine | 2 | -4 |
| 96 | Koosta muusika playlist, kontrolli ajalist vastavust ajakavale | 4 | -3 |
| 97 | Ajavõtufirmale juhendi koostamine | 1 | -3 |
| 98 | Ajavõtufirmale osavõtjate nimekirja koostamine | 1 | -3 |
| 99 | Ajavõtufirmale täiendatud osavõtjate nimekirja koostamine | 1 | -1 |
| 100 | Kaubiku hankimine | 1 | -1 |
| 101 | Kaubiku laadimine | 1 | -1 |
| 102 | Kleepsud pakihoidu | 0,5 | -1 |
| 103 | Osta kiiresti riknevad toiduained (jogurt, banaan) | 1 | -1 |
| 104 | Stardikeskuse kaunistuste hankimine | 2 | -1 |
| 105 | Too ära kõlarid | 1 | -1 |
| 106 | Too ära termosed ja supimarmiidid | 1 | -1 |
| 107 | Valmista maratoni ja poolmaratoni toit | 4 | -1 |
| 108 | Suhtlemine osalejatega, kes tahavad osavõttu edasi lükata, asendada, muuta, täiendada | 10 | Võistlusnädal |
| 109 | Inventari transport starti, inventari maha laadimine | 1 | 0 |
| 110 | Rajamärgistuse kontroll | 0,5 | 0 |
| 111 | Spordijoogi valmistamine, nõude täitmine | 0,5 | 0 |
| 112 | Stardiplagu valmistamine | 0,5 | 0 |
| 113 | Toidu soojendamine võistlushommikul | 1 | 0 |
| 114 | Veekanistrite täitmine | 0,5 | 0 |
| 115 | Kultuurkapitali aruande koostamine | 1 | 21 |
| 116 | Joogitopside pesu | 10 | 1 |
| 117 | Toetajatelt auhindade hankimine | 1 | 2 |
| 118 | Tulemuste lisamine M100 veebi | 1 | 0 |
| 119 | Uudise koostamine | 1 | 0 |
| 120 | Osavõtjate nimekirja uuendamine, maksete kontroll | 10 | Pidev |
| 121 | Osalejate küsimustele vastamine | 10 | Pidev |
| 122 | Registreerimiste jälgimine, eelarve ja otsused | 20 | Pidev |
| KOKKU | 316 |
